経費

  • 投稿
  • 2014/06/25
  • 編集
  • 2015/02/26

領収書を紛失した場合、経費に認められませんか?

雑費と消耗品費の違い

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領収書を紛失した場合でも経費計上が出来る場合があります。領収書を紛失してしまったら、以下の2つの対処方法を行ってください。

  • レシートを代用する。
  • 出金伝票を活用する。

上記の方法をとることで、領収書を紛失してしまっても経費として計上することができます。しかし金額が高額なものなど税務署から疑われる可能性もありますので、紛失しないよう日頃から管理を徹底するようにしましょう。

 

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確定申告の教科書

経費計上するのに、領収書が手元にない場合

事業に関する備品などを購入した場合や取引先との会食を行った場合、経費として計上することが出来ます。経費に計上するうえで証明物となるのが、領収書です。

この領収書は申告書とあわせて提出をする必要はありませんが、税務調査が入った際の確認に必要なため、保管が義務づけられています。

「領収書がないと経費に認められない」と思われがちですが、経費として計上することが可能な場合があります。

では、紛失してしまったなど、領収書がない場合はどのように対応すればいいのでしょうか。

 

1.レシートを代用する

領収書の発行を頼み忘れた場合や、誤って破棄・紛失してしまった場合などは、レシートを代用することが出来ます。

そもそもレシートは、細かく品物名が記載されているため、事業目的の支出であることを明確にすることが出来る点から、税務署から信用性の高い証明書類として判断されています。

レシートを証明書類とする場合について、「Q.経費の証明書類は領収書でなくレシートでは認められませんか?」にて詳しくご紹介しております。

2.出金伝票を活用する

出金伝票を活用するのは、以下のような場合のときです。

 

①冠婚葬祭の費用など、そもそも領収書の発行がされない場合

取引先の結婚式のご祝儀や、お葬式の慶弔費など、領収書が発行されない出費があった場合も、経費として計上することが可能です。

この場合、出金伝票に「日付、支払先、支払金額」を記入し、さらに、証明書類として結婚式の招待状やお礼状などもあわせて保管しておきましょう。

 

②交通費や自動販売機で飲み物を購入した場合

事業に関係する交通費や、顧客用に自動販売機で飲み物を購入した場合も、経費として計上することが可能です。

この場合も出金伝票に「日付、支払内容、支払金額」を記入しましょう。

 

③領収書を紛失した場合

領収書を紛失した場合、経費として認められる可能性は低くなります。また高額になると、税務署から疑われる可能性が出てくることも考えられます。

その点を考慮したうえで、経費に入れたいという場合は、出金伝票に記載し、証明になりそうな関連の書類(契約書など)をあわせて保管しましょう。

 

 

領収書の注意点

領収書を受け取る場合、知っておいていただきたい4つの注意点があります。

 

①宛て名が上様は基本的に不可。

提示する領収書の宛て名が「上様」になっているものは基本的に不可です。

しかし、指定をする前に記入されてしまったものなどに関しては、経費として認められるケースもありますので、提示することは可能です。宛て名が空欄になっている場合に後から自身で書き込むことも認められませんので、宛て名はきちんとお店側に正しく記入してもらいましょう。

 

②但し書きは正確な記入をしてもらう。

但し書きが「品代」となっていていても、基本的には認められます。

ただし、税務署から怪しまれることを回避するためにも、具体的に「文房具代」などと記入してもらうようにするとよいでしょう。

 

③印紙が貼られていなくても可。

5万円以上の商品を購入した場合、領収書には印紙が貼られていないといけません。

しかし、印紙が貼られていなかった場合も領収書自体は有効ですのでご安心ください。

 

④日付が記入されていないと不可。

日付が記入されていない領収書はいつのものか判断が出来ないため、基本的に不可です。

空欄にしてもらい、あとから自身で記入することは認められていませんので、必ず記入してもらってください。

 

領収書をお店などから受け取る際は、上記の4点を確認するとよいでしょう。
正しい領収書を用意しておくことで、万が一税務調査に入った際も安心して提示することが可能になりますね。

 

 

まとめ

事業を営まれている方は、事業に関係した費用は出来るだけ経費に組み込みたいと思いますよね。

ただ、何に使われたお金かが明確になっていない費用は経費として認められないケースが多くあります。領収書を紛失してしまった場合も、明確にできないから経費に入れられないと諦めがちですが、レシートを代用したり、出金伝票に記入することによって、経費にいれることが可能となります。

しかし、むやみに出金伝票に記入したり、領収書なしで高額なものを経費にいれることは、リスクがありますので避けましょう。

確定申告の教科書

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