経費

  • 投稿
  • 2014/08/11
  • 編集
  • 2015/02/26

経費の管理方法はどのようにすればいいですか?

経費の管理

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経費は支払い方法ごとに、
以下のような3つのグループに分類すると管理しやすくなります。

  1. カード払い
  2. 口座振替・振込
  3. 現金立て替え

これらのグループ分けのルールがしっかりとできていれば、ミスや紛失を防ぐことができます。

請求書や領収書、レシートの保管方法はあらかじめルールを決めておくと紛失を防ぐことができます。カード決済の場合、利用明細と領収書が別に送付されることがあるので、二重に計上しないように注意しましょう。

[関連項目]支払別・経費管理方法

 

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カード払いの管理方法

領収書と利用明細が分かれて送付されている場合は、二つをまとめてノリやホッチキスで留めておきましょう。
バラバラのまま保管しておくと後から探す時や計上する際に混乱をきたし、ミスの元となります。

二重計上といって、同じ経費を二度計上してしまうことになります。
そうならないためには、ホッチキスなどで留めておくとともに、「領収書で計上する」といったルールを明確化し徹底するようにしましょう。

毎月、二重計上がないかどうかをチェックするために、同じ勘定項目で同額の支出がないかをざっと見てみると、正確性があがります。

 

口座振替・振込の管理方法

まず、注意すべきなのは、それが会社の口座なのか個人の口座なのかです。

社長や従業員個人の口座から振込を行った場合は、現金立て替え払いに分類しましょう。

次に注意するのは、請求書です。

口座振込をした場合は、請求書と振込がわかる取引履歴をプリントアウトしたものを一緒に保管しておきましょう。

口座振替・振込で経費を支払うケースが多いのであれば、経費専用の支払い口座を用意しておくと事務手続きが楽になります。

 

現金立て替えの管理方法

社長や従業員がポケットマネーで支払いを行い、後から会社に精算を求めるケースです。

社員が複数いる場合には、社員ごとに立て替え払いの領収書やレシートをまとめるファイルを作成しましょう。

重要なのは、経費を立て替えた社員自身に作業を行わせることです。
事務員に作業を依頼すると、それだけ事務員の業務が増え、残業代の増加につながります。ひとりひとりが自分で行えば大きな負担とはなりませんので、自分の支払った経費は自分でまとめることを徹底しておきましょう。

 

領収書・レシート・請求書の保管方法

これらの経費の証明書類は重要なものですが紛失することが多々あります。
紛失を防ぐためには、適切な管理・保管が必要です。

様々な保管方法があります。
領収書・レシート専用のファイルやスクラップブックに保存することもできますし、コピー用紙に項目ごとに貼ることもできます。

どの方法が自分や社員にあっているのかをよく考えて、ベストな方法を選択しましょう。

一番費用がかからず、シンプルでやりやすいのはコピー用紙への貼り付けです。
また整理するサイクルや整理日を定めておくと、ため込んで収拾がつかなくなるという事態を避けることができます。

 

まとめ

経費の管理をきちんと行うことは、適正な所得を申告する上で重要になります。
細かな計上漏れも、まとまると結構な金額になりますので、事業に使用した経費はすべて計上できるように心がけましょう。また、万が一税務調査に入られた場合に備えて、必ず経費に組み込んだものについては、領収書やレシートの保管をしてください。

経費の管理を日常的に行っておくことで、事業の支出を細かく把握することが可能となり、日々の会計データの把握をすることは、事業の成長へともつながります。

申告前に慌てて領収書を計算していたなど、今まで経費管理がきちんと行われていなかった方は、一度管理方法を見直すことをおすすめします。

また、経営に忙しく、経理処理まで手が回らないという方は、記帳代行サービスの活用や、税理士への依頼を検討することも一つの手段といえるでしょう。

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