経理

  • 投稿
  • 2014/06/29
  • 編集
  • 2015/02/26

経理書類の保存期間は何年間ですか?

経理書類保存期間

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経理書類の保存期間は原則7年間です。

ただし、会社法上で「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」と「計算書類及びその附属明細書」の保存期間は10年間と定められています。

7年間の数え方は、その年の確定申告の提出期限から7年間となります。つまり、平成26年の確定申告をおこなった場合、平成27年3月16日からの7年間となりますので、平成33年中は保管が必要ということになります。その7年間で保存義務はなくなりますが、何かあったときのために、2、3年長く保存をしておくといいでしょう。

確定申告書、決算申告書と、税務署への届出書関係の書類に関しては、何年間の保存をといった決まりが特に定められていないので、毎年破棄をせず、手元に保存をしておくと安心です。

【詳しく回答をみる】

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保存の必要な経理書類とは

 

保存の必要な経理書類

保存期間が定められている経理書類は下記のような書類です。

税法で定められている規定となりますので、確定申告、決算申告が終了したからといって破棄をせずに、きちんと保存しておきましょう。

 

会社法上10年間の保存期間と定められている書類

  • 総勘定元帳
  • 現金出納帳
  • 固定資産台帳
  • 売掛金元帳
  • 買掛金元帳
  • 売上帳
  • 仕入帳

などとなります。

 

7年間の保存期間と定められている書類

  • 貸借対照表
  • 損益計算書
  • 契約書
  • 注文書
  • 請求書
  • 領収書
  • 通帳
  • 棚卸表

基本的に確定申告をおこなうために、1年間かけて集めた書類はすべて保存する必要があります。

 

経理書類の保存方法とは

経理書類の保存期間

経理書類の保存方法は、データとしての保存ではなく、紙です。

今の世の中データではないなんて・・、場所もとるし邪魔だな・・、とお思いの方もたくさんいらっしゃるかとは思いますが、このような税金に関する書類は、原則として、原本保存をおこなわなければならないので、紙での保存が必要です。

しかし、税務署への届け出や規定を順守することで、原本保存ではなく、データとしての保存が可能になる場合があります。

 

マイクロフィルムによる保存

カメラで経理書類を縮小撮影しての保存です。保存期間が6年目、7年目のものにのみ可能となります。

 

電磁的記録による保存方法

確定申告書の作成などもパソコン入力が当たり前となったことから、そのままサーバー・DVD・CD等への保存をおこないます。税務署へ、開始する日の3ヶ月前までの提出が条件です。

 

スキャナー読取りの電磁的記録の保存方法

同じようにデータとしての保存がおこなえます。税務署へ、開始する日の三ヶ月前までの提出が条件です。
ただ、この方法の場合、一部の書類は紙での保存になるますので、「電磁的記録による保存方法」をおすすめします。

 

書類の保管方法については、「Q.経費の管理方法はどのようにすればいいですか?」にて詳しくご紹介しておりますので、あわせてご確認ください。

まとめ

まとめ

ご理解いただけましたか。
会社法として定められている書類に関しては、10年間の保存が必要となりますが、経理書類の保存期間は、原則7年間です。税務調査が入ったときのこと等を考えて、2.3年多く保存しておくことをおすすめします。

保存方法は原則紙なので、場所をとるから邪魔だなと思っても、少なくとも定められた期間内はしっかり保存しましょう。

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